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Documents contractuels · CGU

Conditions générales d’utilisation

Règles d’accès et d’usage de la plateforme email.luxgap.com.

Dernière mise à jour : 13 novembre 2026 En vigueur depuis le 13 novembre 2026 Droit luxembourgeois

#Inventaire des changements

VersionDateDescription
v0.113/11/2026Première version, établie à partir du modèle (réf. BCP 22.10.2026) — à valider par le juridique
v0.213/11/2026Points ouverts tranchés par la direction ; entrée en vigueur à la publication

#Introduction

Les présentes Conditions générales d’utilisation (ci-après les « CGU ») régissent l’accès à la plateforme d’hébergement de messagerie électronique LuxGap Mail, accessible à l’adresse email.luxgap.com (la « Plateforme »), et son utilisation par le Client et ses Utilisateurs.

La Plateforme est éditée et opérée par Luxgap Sàrl, société à responsabilité limitée de droit luxembourgeois, dont le siège social est situé 2, rue de l’École, L-8376 Kahler, Luxembourg, inscrite au RCS Luxembourg sous le numéro B231193, TVA LU30886939 (« Luxgap »).

La Plateforme est réservée aux professionnels. Elle héberge la messagerie électronique du Client : réception, filtrage, stockage et envoi des messages, webmail, agendas et carnets d’adresses, ainsi qu’un portail de gestion de ses domaines et de ses boîtes. Elle est hébergée chez OVHcloud, en France, dans le centre de données OVHcloud de Gravelines (Hauts-de-France). Chaque espace client est cloisonné. Les outils d’administration de Luxgap ne lisent pas le contenu des boîtes aux lettres, sauf l’accès d’exception encadré à l’article 9.

Luxgap peut être amenée à mettre à jour les présentes CGU ; la version applicable et sa date d’entrée en vigueur figurent en tête du document et dans l’inventaire des changements.

#Article 1. Définitions

Aux fins des présentes CGU, les termes suivants sont définis comme suit :

« Client » : L’organisation ayant conclu avec Luxgap un contrat portant sur l’hébergement de sa messagerie électronique au moyen de la Plateforme ;

« Espace Client » : L’environnement cloisonné de la Plateforme réservé au Client, qui regroupe ses Domaines, ses Boîtes, ses alias et ses réglages ;

« Utilisateur » : Toute personne physique titulaire d’une Boîte ou d’un compte nominatif sur le Portail, ouvert pour le compte du Client ;

« Domaine » : Un nom de domaine du Client rattaché à la Plateforme pour l’envoi et la réception de courrier électronique ;

« Boîte » : Une boîte aux lettres électronique hébergée sur la Plateforme sous un Domaine du Client, avec ses dossiers, ses règles de filtrage, ses agendas et ses carnets d’adresses ;

« Portail » : L’interface de gestion de la Plateforme, accessible à l’adresse email.luxgap.com, qui permet d’administrer les Domaines, les Boîtes, les alias, les quotas et les clés de signature DKIM, et de consulter l’état des enregistrements DNS, le journal d’audit, les événements de sécurité et l’état des sauvegardes ;

« Webmail » : L’interface web de consultation et d’envoi des messages d’une Boîte, accessible à l’adresse webmail.email.luxgap.com ;

« Agendas et contacts » : Le service d’agendas (CalDAV) et de carnets d’adresses (CardDAV) associé à chaque Boîte, accessible à l’adresse dav.email.luxgap.com ;

« Contenus Client » : Les messages, pièces jointes, dossiers, règles de filtrage, agendas, carnets d’adresses et autres données stockés dans les Boîtes, ainsi que les informations et réglages introduits dans le Portail par le Client ou ses Utilisateurs ;

« Double authentification » : Le second facteur d’authentification que le Client peut activer pour une Boîte, qui impose un code à usage unique sur le Webmail et des Mots de passe d’application sur les autres logiciels ;

« Mot de passe d’application » : Un mot de passe propre à un appareil ou à un logiciel, généré par la Plateforme, affiché une seule fois et révocable individuellement ;

« Accès d’exception » : La procédure, décrite à l’article 9, par laquelle un membre habilité du personnel de Luxgap peut, à titre exceptionnel, accéder à une Boîte déterminée ;

« Bascule d’urgence » : La fonctionnalité, décrite à l’article 10, qui permet de faire recevoir par la Plateforme le courrier d’un Domaine habituellement hébergé chez un autre fournisseur ;

« DPA » : L’Annexe relative à la protection des données des services de la plateforme email.luxgap.com.

#Article 2. Objet et champ d’application

La Plateforme est exclusivement destinée à des clients professionnels : personnes morales, entreprises, administrations, associations, institutions ou personnes physiques agissant dans le cadre de leur activité professionnelle. Tout usage privé ou domestique est exclu.

Les conditions commerciales de l’abonnement (prix, facturation, durée, résiliation) ne relèvent pas des présentes CGU. Elles sont fixées par le contrat, le devis ou le bon de commande signé avec le Client, complété par les Conditions générales de services de Luxgap publiées sur luxgap.com.

#Article 3. Documents contractuels

Les documents suivants s’appliquent à la relation entre Luxgap et le Client, dans l’ordre de priorité suivant en cas de contradiction :

L’ouverture d’un compte, la première connexion ou l’utilisation de la Plateforme vaut acceptation des présentes CGU dans leur version en vigueur.

#Article 4. Nature du service

#4.1. Services

Selon les services convenus avec le Client, la Plateforme permet notamment :

Le périmètre des services, les quotas de stockage et les éventuels niveaux de service sont définis par le contrat signé avec le Client.

#4.2. Noms de domaine et enregistrements DNS

Le Client demeure titulaire de ses noms de domaine et responsable de leurs zones DNS. Il publie les enregistrements indiqués par le Portail, notamment MX, SPF, DKIM et DMARC. Le Portail vérifie leur présence, horodate chaque contrôle et signale les écarts ; il ne les corrige pas à la place du Client, sauf dans le cadre de la Bascule d’urgence.

#4.3. Filtrage et délivrabilité

Les messages reçus sont analysés automatiquement contre les messages indésirables et les logiciels malveillants. Un message peut être refusé lors de sa réception ou classé comme indésirable. Ce filtrage réduit les risques sans les supprimer : Luxgap ne garantit ni l’interception de tout message indésirable ou malveillant, ni l’absence d’erreur de classement.

La remise d’un message envoyé dépend aussi des serveurs destinataires, de la réputation des adresses d’envoi et de l’exactitude des enregistrements DNS du Client. Luxgap ne garantit pas la remise effective d’un message à son destinataire.

#4.4. Import depuis un précédent fournisseur

Lorsque le Client fait importer ses boîtes existantes, il garantit disposer des droits nécessaires sur les données importées. Les identifiants de la boîte d’origine ne servent qu’à l’import et sont détruits à l’issue de celui-ci. Les agendas et carnets d’adresses sont importés par l’Utilisateur lui-même : la Plateforme ne conserve aucun identifiant qui lui permettrait d’y procéder à sa place.

#Article 5. Accès et comptes

#5.1. Comptes

Les Boîtes et les comptes du Portail sont ouverts à l’initiative du Client, par un Utilisateur titulaire du rôle administrateur ou par Luxgap sur demande du Client. Chaque compte du Portail est nominatif et attaché à une seule personne physique ; la connexion au Portail exige un second facteur d’authentification. Le partage d’un compte entre plusieurs personnes est interdit.

#5.2. Rôles

Le Client attribue à chaque Utilisateur le rôle le plus restreint compatible avec ses fonctions :

#5.3. Identifiants et Double authentification

Les identifiants de connexion, y compris le second facteur d’authentification et les Mots de passe d’application, sont personnels et confidentiels. L’Utilisateur les conserve en sécurité, ne les communique à personne et signale sans délai au Client et à Luxgap toute perte, divulgation ou suspicion d’usage non autorisé.

Le Client peut activer la Double authentification pour chaque Boîte. Lorsqu’elle est activée, le mot de passe principal n’ouvre plus que le Webmail, qui demande en outre un code à usage unique, et les logiciels de messagerie, d’agenda et de contacts n’acceptent plus que des Mots de passe d’application, un par appareil.

#5.4. Gestion des départs

Le Client tient à jour la liste de ses Utilisateurs. Il désactive ou supprime sans délai la Boîte ou le compte d’un Utilisateur qui quitte l’organisation ou dont les fonctions ne justifient plus l’accès, et révoque les Mots de passe d’application devenus inutiles.

#Article 6. Contenus Client

#6.1. Responsabilité des contenus

Le Client est seul responsable des Contenus Client, de leur exactitude, de leur licéité et de leur mise à jour, ainsi que de l’usage que ses Utilisateurs font de la messagerie.

#6.2. Quotas et conservation

Le Client fixe, dans les limites du contrat, les quotas de ses Boîtes et ses règles de conservation, notamment la durée au terme de laquelle la corbeille et le dossier des messages indésirables sont vidés automatiquement. Une Boîte qui a atteint son quota peut ne plus recevoir de messages.

#6.3. Données sensibles

Le Client veille à ce que l’échange par la messagerie de catégories particulières de données au sens de l’article 9 du RGPD, de données relatives aux condamnations pénales et aux infractions au sens de l’article 10 du RGPD, de mots de passe ou de secrets techniques soit conforme aux règles qui lui sont applicables et à ses propres politiques.

#Article 7. Usage acceptable

Le Client et ses Utilisateurs s’interdisent notamment :

Afin de protéger la réputation des adresses d’envoi partagées par les clients, la Plateforme limite le nombre de messages envoyés par Boîte et par Client. Une Boîte dont l’activité est anormale, notamment par le nombre d’échecs d’authentification, de destinataires ou de messages non distribuables, peut être automatiquement limitée puis suspendue, sans suppression de son contenu ; le Client en est informé par les événements de sécurité du Portail. Les limites applicables au Client sont indiquées dans le Portail ; Luxgap peut les ajuster pour protéger la réputation de la Plateforme.

#Article 8. Journal d’audit et historique des connexions

#8.1. Journal d’audit

Chaque action d’administration ou de sécurité est inscrite dans un journal d’audit dont les entrées ne peuvent être ni modifiées ni supprimées, sinon par l’application des durées de conservation ci-dessous : auteur, action, objet, date, résultat et, pour les actions effectuées depuis un navigateur ou un logiciel, l’adresse IP et l’identification du navigateur. Le Client consulte dans le Portail les événements de son Espace Client et peut les exporter.

L’adresse IP et l’identification du navigateur sont effacées un an après l’événement ; l’événement lui-même est supprimé cinq ans après sa date.

#8.2. Historique des connexions

Chaque connexion réussie à une Boîte, par logiciel de messagerie, envoi de message, Webmail ou Agendas et contacts, ainsi qu’au Portail, est enregistrée avec l’adresse IP, le type d’accès, les dates de première et de dernière connexion et leur nombre. Son origine (réseau, pays, ville, nom inverse) est déterminée sur la Plateforme elle-même à partir de bases de géolocalisation téléchargées (IP Geolocation by DB-IP) : aucune adresse IP n’est transmise à un service de géolocalisation. Une ligne de l’historique est effacée un an après la dernière connexion depuis l’adresse concernée.

#8.3. Connexions inhabituelles

Une connexion réussie depuis un réseau que le compte n’a pas utilisé depuis 180 jours est signalée comme inhabituelle : un événement de sécurité est créé dans le Portail et une alerte est transmise au centre opérationnel de sécurité (SOC) de Luxgap. Cette détection ne repère pas l’usage d’un mot de passe dérobé depuis un réseau que la victime utilise également.

#Article 9. Accès de Luxgap aux Contenus Client

#9.1. Principe

Le Portail et les outils d’administration de Luxgap n’offrent aucune fonction de lecture des messages, de leurs objets ou de leurs en-têtes, ni des agendas et des carnets d’adresses ; aucun rôle, y compris le plus élevé, ne dispose d’une telle permission. Les vues techniques, notamment des files d’attente, ne présentent que des métadonnées.

#9.2. Accès d’exception

À titre exceptionnel, un membre habilité du personnel de Luxgap peut accéder à une Boîte déterminée, selon la procédure suivante :

L’Accès d’exception porte sur la messagerie seulement : il ne donne accès ni aux agendas ni aux carnets d’adresses. Luxgap n’y recourt qu’à la demande écrite du Client, pour satisfaire à une obligation légale ou en cas d’incident de sécurité. Le Client en est informé au préalable, sauf urgence ou interdiction légale ; il en est alors informé dès que possible après l’accès.

#9.3. Exploitation de la Plateforme

Pour le surplus, Luxgap n’accède aux Contenus Client que dans la mesure nécessaire à l’exploitation, à la sécurité, à la sauvegarde et à la restauration de la Plateforme, ou pour répondre à une obligation légale. Cet accès est réservé aux membres du personnel de Luxgap habilités, soumis à une obligation de confidentialité, qui accèdent à l’infrastructure par un réseau privé et des clés nominatives.

#Article 10. Bascule d’urgence

#10.1. Domaine de secours

À la demande du Client, un Domaine dont le courrier est habituellement hébergé chez un autre fournisseur peut être préparé comme domaine de secours : sa propriété est vérifiée, sa clé DKIM publiée et ses Boîtes créées, tandis que son enregistrement MX continue de désigner le fournisseur habituel. Tant qu’il est en attente, le Domaine est inconnu des serveurs de messagerie de la Plateforme et ne reçoit aucun courrier.

#10.2. Déclenchement

En cas de défaillance du fournisseur habituel, Luxgap déclenche la Bascule d’urgence à la demande du contact technique désigné par le Client ou, lorsque le Client y a consenti, de sa propre initiative en cas de défaillance déclarée de ce fournisseur. Elle est exécutée par un membre du personnel de Luxgap titulaire du rôle d’administration le plus élevé de la Plateforme, seul habilité, qui confirme son geste en saisissant le nom du Domaine. La Plateforme accepte d’abord le courrier du Domaine et signe ses envois avec sa clé DKIM ; l’enregistrement MX du Domaine est ensuite modifié pour la désigner. Cet ordre évite qu’un message soit refusé entre les deux étapes.

La modification automatique de l’enregistrement MX suppose que la zone DNS du Domaine soit gérée chez OVHcloud et que Luxgap dispose d’un accès à cette zone, limité aux enregistrements des zones concernées. En souscrivant au domaine de secours, le Client donne mandat à Luxgap de modifier l’enregistrement MX de son Domaine à cette fin ; l’ancienne cible du MX est conservée. Si la modification échoue ou si Luxgap ne dispose pas de cet accès, la Plateforme accepte néanmoins le courrier et l’enregistrement MX est modifié par une nouvelle tentative ou manuellement.

#10.3. Retour et fin du secours

Le retour vers le fournisseur habituel rétablit l’enregistrement MX antérieur. Le Domaine reste actif sur la Plateforme afin que le courrier reçu pendant la Bascule d’urgence demeure accessible dans les Boîtes et que les messages encore acheminés vers la Plateforme continuent d’y être reçus. La fin du secours n’est possible que lorsque l’enregistrement MX visible dans le DNS ne désigne plus la Plateforme ; le Domaine redevient alors un domaine de secours en attente.

Chaque étape, réussie ou non, est inscrite au journal d’audit ; le déclenchement crée un événement de sécurité et une alerte au SOC de Luxgap. Le rapatriement vers le fournisseur habituel des messages reçus pendant la Bascule d’urgence est compris dans le service.

#Article 11. Hébergement, disponibilité et sauvegardes

#11.1. Hébergement

La Plateforme est hébergée sur un serveur privé virtuel d’OVHcloud, en France, dans le centre de données OVHcloud de Gravelines (Hauts-de-France). La liste des sous-traitants ultérieurs figure à l’Appendice 3 du DPA.

#11.2. Disponibilité

Luxgap s’efforce d’assurer l’accès à la Plateforme en continu, sans garantir une disponibilité ininterrompue ou exempte d’erreur. L’accès peut être temporairement suspendu pour maintenance, mise à jour, incident ou contrainte de sécurité. Une indisponibilité du Portail n’interrompt ni la réception ni l’envoi des messages. Des engagements de niveau de service peuvent être convenus dans le contrat signé avec le Client.

#11.3. Sauvegardes

Les Boîtes, la base de données de la Plateforme et sa configuration sont sauvegardées chaque jour. Les sauvegardes sont chiffrées sur le serveur avant d’en sortir et y sont conservées selon un cycle de sept sauvegardes quotidiennes, quatre hebdomadaires et douze mensuelles, soit douze mois au plus ; une copie chiffrée en est synchronisée vers un espace de stockage Microsoft OneDrive (Microsoft 365) de Luxgap, dans l’Union européenne, et conservée pour la même durée. La restauration des sauvegardes est vérifiée automatiquement chaque semaine.

Les sauvegardes servent à la reprise de la Plateforme et peuvent permettre la restauration d’une Boîte, à la demande du Client, dans les conditions du contrat. Les objectifs techniques de Luxgap sont une perte de données de 24 heures au plus et une remise en service complète en deux heures environ ; ils ne constituent pas des engagements contractuels.

#Article 12. Sécurité

Luxgap met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles décrites à l’Appendice 2 du DPA, notamment :

Le Client demeure responsable de la sécurité de ses terminaux, de ses réseaux, de la gestion de ses comptes, de l’exactitude de ses enregistrements DNS et des exports qu’il réalise.

#Article 13. Données personnelles

#13.1. Rôles des parties

Le Client agit en qualité de responsable du traitement pour les données personnelles contenues dans les Contenus Client, notamment les messages, agendas et carnets d’adresses, pour les données de ses Utilisateurs et pour l’historique des connexions à ses Boîtes. Luxgap agit en qualité de sous-traitant pour ces traitements, dans les conditions du DPA.

Luxgap agit en qualité de responsable du traitement pour ses traitements propres : gestion de la relation contractuelle, facturation, sécurité de ses systèmes, comptes du Portail et historique de leurs connexions, journal d’audit de la Plateforme et demandes de démonstration reçues sur son site public. Ces traitements sont décrits dans la politique de confidentialité publiée sur luxgap.com.

#13.2. Engagements du Client

Le Client garantit disposer d’une base juridique pour les traitements réalisés au moyen de la Plateforme. Il informe les personnes concernées, notamment ses Utilisateurs, de ces traitements, y compris de l’enregistrement de l’historique de leurs connexions et de la détection des connexions inhabituelles, conformément aux articles 13 et 14 du RGPD.

#13.3. Contact

Toute question relative à la protection des données peut être adressée à dpo@luxgap.com. L’autorité de contrôle compétente pour Luxgap est la Commission nationale pour la protection des données (CNPD), Luxembourg.

#Article 14. Confidentialité

Luxgap traite les Contenus Client comme des informations confidentielles. Les Utilisateurs préservent la confidentialité des informations consultées dans la Plateforme, en particulier le contenu des Boîtes, le journal d’audit et les événements de sécurité. Les obligations de confidentialité des parties sont, pour le surplus, régies par les Conditions générales de services de Luxgap.

#Article 15. Propriété intellectuelle

Luxgap conserve l’ensemble des droits sur la Plateforme, son architecture, ses interfaces et son savoir-faire. Toute extraction, reproduction, rétro-ingénierie ou exploitation non autorisée est interdite. Les logiciels libres intégrés à la Plateforme, notamment Postfix, Dovecot, Rspamd, ClamAV, Roundcube et Radicale, demeurent régis par leurs licences respectives.

Le Client conserve ses droits sur les Contenus Client.

#Article 16. Suspension

Luxgap peut suspendre ou restreindre l’accès d’un Utilisateur ou du Client en cas de violation des présentes CGU, de risque pour la sécurité de la Plateforme ou des autres clients, de suspicion de compromission d’un compte, de demande d’une autorité compétente ou de non-paiement dans les conditions du contrat. Lorsque cela est raisonnablement possible, Luxgap informe le Client au préalable et lui indique les motifs de la suspension. Une suspension ne supprime pas les Contenus Client.

#Article 17. Responsabilité

Luxgap est tenue d’une obligation de moyens. Sa responsabilité ne peut être engagée au titre :

Les limitations et plafonds de responsabilité sont fixés par le contrat signé avec le Client et, à défaut, par les Conditions générales de services de Luxgap.

#Article 18. Fin de l’accès

À la fin de l’abonnement, les Domaines du Client sont désactivés : ses Boîtes ne reçoivent plus de messages et n’acceptent plus de connexion. Avant cette date, le Client exporte les Contenus Client qu’il souhaite conserver.

La suppression de l’Espace Client peut être annulée pendant sept jours ; ensuite, les messages, les clés DKIM et les données de l’Espace Client sont effacés. Les Contenus Client sont supprimés ou restitués conformément à l’Article 7 du DPA ; les copies de sauvegarde sont effacées au terme de leur cycle de conservation, douze mois au plus. Les événements du journal d’audit sont conservés pour les durées prévues à l’article 8.1.

#Article 19. Langues

Les présentes CGU sont établies en français ; en cas de traduction, la version française prévaut.

#Article 20. Modification des CGU

Luxgap peut modifier les présentes CGU, notamment pour tenir compte de l’évolution de la Plateforme ou de la réglementation. Les modifications substantielles défavorables au Client lui sont notifiées au moins trente (30) jours avant leur entrée en vigueur, sauf urgence liée à la sécurité ou à une obligation légale. La version applicable est celle en vigueur au jour de l’utilisation.

#Article 21. Droit applicable et juridiction

Les présentes CGU sont régies par le droit luxembourgeois. Tout différend relatif à leur interprétation ou à leur exécution relève de la compétence exclusive des tribunaux de Luxembourg, s’il n’a pas pu être réglé préalablement à l’amiable, sous réserve des dispositions impératives contraires.

#Article 22. Contact

Toute question ou réclamation relative à la Plateforme peut être adressée à Luxgap Sàrl, 2, rue de l’École, L-8376 Kahler, contact@luxgap.com, +352 621 583 116.